Почему Телеграм
Работа в каналах
Работа в чатах
Обработка заказов
Символы и знаки
У меня есть вопрос

Почему Телеграм

Сохраниение файлов в чатах неограниченное время, работает относительно без сбоев и зависаний, хорошо работает поисковик, создание каналов, создание папок, удобный интерфейс и прочие плюшки от Дурова. Премиум пакет позволяет закреплять до 10 чатов, обычный до 5, закрепление возможно по отдельности в каждой папке. В начале работы рекомендуется ознакомиться со всеми возможностями ТГ (работа поисковика, быстрые ответы, просмотр и скачивание файлов, работа с текстом (кстати почти как в ворде, жирный шрифт, подчеркивание, перенос текста SHIFT+ENTER)
В личных настройках (конфиденциальность), необходимо ЗАКРЫТЬ номер телефона, фотографии профиля, о себе.

Работа в каналах

Все заказы стекаются в три канала: АПОСТИЛЬ|ЗАКАЗЫ, КОНСУЛЬСКИЕ|ЗАКАЗЫ, НОТАРИАТ|ЗАКАЗЫ. Всегда можно отследить когда и кем был оформлен заказ и прочие детали. К каждому каналу закреплен чат для обсуждения заказов. При возникновении вопроса или добавлении какой-либо информации по заказу, комментарии необходимо оставлять через канал заказов (канал-поиск заявки-комментарии)

Работа в чатах

ПЕРЕВОДЫ|рабочий чат - чат, для обсуждения общих вопросов, внесения корректировок по работе, обсуждения каких-то заявок и иногда для оформления заявок, когда нет возможности сделать это за ПК.
СЕУЛ|рабочий чат - чат для обсуждения всех моментов, касаюшихся офиса. Это рассылка документов, оплата консульских сборов и прочее.
АПОСТИЛИ ПЕРЕВОДЫ - все что касается переводов апостилей в папке АПОСТИЛИ(ПЕРЕВОДЫ)
СОБРАНИЕ МЕДИАНА - обсуждение внутренней работы компании.проведение онлайн собраний.
МИД|НОТАРИАТ|РАССЫЛКА - канал, где можно отслеживать на какой стадии нотариальные заверения и апостиль корейских документов.

Обработка заявок

В зависимости от поставленной перед вами задачи, необходимо держать включенным оповещения в каналах. Если заказы вас не касаются, оповещения можно отключать.
Если за вами полное или частичное выполнение заказа, ставим на заказе эмодзи "руку с ручкой". К каждому каналу относятся несколько папок на диске.
АПОСТИЛЬ|ЗАКАЗЫ ("переводы апостилей")
- обработка файлов. КЗ и КГ свидетельства форматируем в PDF, УЗБ свидетельства и прочие доп.файлы форматируем в JPEG,
- СОБП РФ, СОН РФ, восстановление свидетельств УЗБ, ТДЖ - делаем доверенности (папка "доверенности" - "образцы" - "на истребование"
- предварительные переводы (проверка связки)
КОНСУЛЬСКИЕ|ЗАКАЗЫ ("консульские справки", "паспорт УЗБ", "паспорт РФ","паспорт КЗ")
- СОСС УЗБ, ВУ УЗБ - все документы объединяем в один PDF файл, вертикально, чтобы было удобно просматривать
- СОСС КЗ, ВУ КЗ - все документы сохраняем в JPEG, обрезаем до размера документа 4 анкеты, сама справка на корейском
- РФ заверение, справки - файлы сохраняем в JPEG, права объединяем в один файл
- СОСС КГ, ВУ КГ - Объединяем все удостоверения,если они по отдельности, вертикально, анкета и заявление
- Паспорта УЗБ,КЗ,РФ - подготовка и оформление в соответствующих разделах и папках.
НОТАРИАТ|ЗАКАЗЫ ("составление доверенностей" и "нотариальные переводы" )
- подготовка доверенностей, подготовка переводов
МИД|НОТАРИАТ|РАССЫЛКА - канал для отслеживания на какой стадии документы. НОТАРИАТ - выходит в тот же день и сразу рассылается, МИД - выходит на след. рабочий день.

Символы и знаки

В каждом канале включены 4 эмодзи: 100%-оплата, ручка-заказ в обработке, молния-вне очереди, лайк-заказ запущен.
плюс(+) означает заказ в обработке. Данные сокращения позволяют экономить секунды при обработке заявок, чтобы не писать "принято" и т.д.
При общем оповещении изменений достаточно ставить лайк, чтобы не засорять чаты.
Постарайтесь запомнить и будьте осторожны при выборе эмодзи (лайков)

У меня есть вопрос

Возникли вопросы? Убедитесь, что на ваш вопрос нет ответа выше, а потом спрашивайте вышестоящих, т.к. это будет считаться невнимательнностью.
Задаете один и тот же вопрос дважды? Это говорит о забывчивости, невнимательности, несосредоточенности на работе, что может привести к увольнению.