Общая информация
Терминология и аббревиатура
Прием заказов
Оформление заказов НОТАРИАТ
Оформление заказов АПОСТИЛИ
Общая информация
Данный раздел предназначен для сотрудников, принимающих заказы. Но для общего понимания, ознакомиться с процессом приема нужно всем. Заявки поступают с двух источников: от партнеров (общие чаты) и прямых клиентов. Все заявки стекаются в каналы, а файлы на диск.
Процесс приема заявок от тех и других немного отличается. Если партнеры отправляют готовые заявки, то клиентам надо все объяснять (как отправить нам документы, как правильно надо сделать, какие документы нужны, сколько стоит, какие сроки и кучу всего прочего). Прием заявок от прямых клиентов сложнее. Требуется не только знание необходимых документов и цен, но также уметь отвечать на такие вопросы, например, как и где можно зарегистрировать брак в Корее.
Перед началом приема заявок, необходимо запомнать все тонкости работы, а также быть готовым к постоянным изменениям в процедуре легализации документов. Условия легализации периодически меняются, соответственно, документы которые мы делали по сканам сегодня, завтра может быть, что необходимы оригиналы.
Терминология и аббревиатура
Используется только внутри компании. Необходимо запомнить.
1. Терминология
- легализация. Общее понятее действия, которое придает документу юридическую силу. Консульская легализация, апостиль, заверение нотариусом, а также печать переводческой компании - это все можно назвать ЛЕГАЛИЗАЦИЕЙ документа или перевода. Хотя гугл говорит, что легализацией считаются только первые два варианта.
- апостиль. проставляется в той стране, где был выдан документ. Соответственно на документ, выданный в КЗ нельзя поставить апостиль в Корее или в другой стране. Можно только нотариально заверить.
- повторка. также: восстановление, повторное истребование свидетельств (СОР,СОБ,СОС)
- консульская (консульское заверение). Есть два варианта: заверение перевода (перевод и заверение как в местном нотариусе, только подтверждение правильности перевода подтверждает консул) и заверение копии (с оригинала снимается копия и на копию ставится печать «копия верна оригиналу». Просьба не путать со справкой о составе семьи
- нотариат - местный (корейский нотариат). Заверяется почти любая пара (кор-русс, русс-кор, русс-анг, анг-русс, анг-кор, кор-анг, кор-укр, анг-укр)
- транслит - транслитерация ФИО, в нашем случае имеется ввиду именно фамилия и имя (отчество)
- российский нотариат (заверение российским нотариусом). перевод заверяется в РФ и доставляется в Корею. По сканам принимается любой документ на иностранном языке. Можно перевести на русский, заверить и доставить в Корею. Если документ российский, то заверение перевода с русского на иностранный делается только при наличии оригинала.
2. Аббревиатура. Используется только внутри компании. Прямым клиентам необходимо прописывать полностью.
СОР - свидетельство о рождении
СОС - свидетельство о смерти
СОБ - свидетельство о браке
СОРБ - свидетельство о расторжении брака
СОСС - справка о составе семьи
СОН - справка о несудимости
СОБП - справка о брачной правоспособности
СпОБ - справка о браке
СпОР - справка о рождении,
СпОС - справка о смерти
СпОБ - справка о браке
ВУ - водительское удостоверение
ЗП - загранпаспорт
ВКУ - временный консульский учет
ПКУ - постоянный консульский учет
РР - регистрация рождения (получение СОР в посольстве своей страны)
РБ - регистрация брака (получение СОБ в посольстве своей страны)
РС - регистрация смерти (получение СОС в посольстве своей страны)
СНВ - сертификат на возвращение
КЗП - консульское заверение перевода
КЗК - консульское заверение копии
ЭЦП - электронно цифровая подпись, у гр. КЗ, для доступа в личный кабинет
УЗБ, УКР, ТДЖ, КЗ, РФ, КОР, КГ - страны
Прием и оформление заказа
- При приеме заказа, важно проверить все ли документы в наличии. Если чего-то не хватает, то можно предварительно создать папку, но в канал лучше не оформлять, либо оформить с пометкой ожидания каких-то документов. В названии папки обязательно надо указывать вид документа и страну. Неправильное оформление или оформление заказа с нехватающими документами может тормозить процесс работы. Идет потеря времени при обработке заявок.
- в канал прописываем при наличии всей необходимой информации, либо с пометкой «ожидание чего-то»
Оформление заказов НОТАРИАТ
Отсутствие вопросов со стороны переводчиков и сотрудников, свидетельствует о правильном оформлении заказа.
В канал НОТАРИАТ оформляем заказы «ДОВЕРЕННОСТИ», «ПЕРЕВОДЫ»
При оформлении ДОВЕРЕННОСТИ, запрашивать всю информацию сразу, прописывать на что доверенность, (желательно всегда указывать ФИО), если нестандартная доверенность, можно дополнительно прописать в комментариях, что именно просит прописать, добавить клиент или партнер, можно приложить скрин с перепиской.
* если доверенность на САСИЛЬ – обязательно указываем дату и прописываем большими буквами «САСИЛЬ»
При оформлении заказа, в случае отсутствия запрошенного документа, просьба пометить следующим образом: "*Ожидание необходимого документа (обязательно уточните, какого именно документа не хватает)."
Примечание: При ожидании документа просьба использовать именно символ "*", а не дефис.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛУГИ
- заказы на доставку в СНГ и др. страны, прописываем БОЛЬШИМИ БУКВАМИ «ДОСТАВКА В ТАШКЕНТ, РФ, КЗ и т.д»
- если клиент или партнер попросил сделать скан перед отправкой, прописываем БОЛЬШИМИ БУКВАМИ «ОТПРАВИТЬ СКАН ПО ГОТОВНОСТИ»
ОФОРМЛЕНИЕ В ПАПКЕ ДОВЕРЕННОСТИ:
- после составления доверенности ПЕРЕВОДЧИК, прописывает в названии папки «НА ПРОВЕРКУ»
- сотрудник, оформляющий доверенность и следящий за её этапами, должен по мере выполнения включить следующее в название папки:
